Na barkach zarządcy nieruchomości spoczywa duża odpowiedzialność. Dotyczy ona nie tylko utrzymania budynku, ale również komfortu życia i dobrostanu właścicieli lokali. Praca ta wymaga interdyscyplinarnej wiedzy — m.in.: prawnej, ekonomicznej czy techniczno-budowlanej. Zniesienie obowiązku posiadania licencji zawodowej zarządcy nieruchomości sprawia, że dostęp do wykonywania zawodu mają osoby niewykształcone i pozbawione kluczowych kompetencji, a to niesie ze sobą poważne konsekwencje.

Licencja zarządcy nieruchomości przed deregulacją

Do końca 2013 roku prawo do wykonywania zawodu zarządcy nieruchomości miały jedynie osoby posiadające licencję państwową. Aby ją uzyskać, trzeba było mieć wykształcenie wyższe, odbyty roczny kurs w zakresie zarządzania i administrowania nieruchomościami oraz egzamin zdany przed Państwową Komisją Kwalifikacyjną w Warszawie. Obowiązkowe było również odbycie udokumentowanej praktyki zawodowej oraz niekaralność.

Obowiązkiem licencjonowanego zarządcy było stałe doskonalenie zawodowe, które od 2008 roku regulowało Rozporządzenie Ministra Infrastruktury (Dz.U. z 2008 r. nr 80, poz. 475, ze zm.). Nakładało ono na wszystkie osoby związane z gospodarowaniem nieruchomościami (pośredników w obrocie nieruchomościami, zarządców i rzeczoznawców majątkowych) obowiązek udziału w przynajmniej 24 godzinach szkoleń, seminariów lub specjalistycznych kursów rocznie.

Wysokie wymagania stawiane osobom ubiegającym się o licencję zarządcy nieruchomości i obowiązek zdania egzaminu państwowego w formie pisemnej i ustnej przekładał się na wysokie standardy świadczonych później usług. Klienci mogli mieć pewność, że licencjonowany zarządca posiada odpowiednią wiedzę i kompetencje niezbędne do prawidłowego wykonywania zawodu — mówi Małgorzata Mazurek, posiadaczka zawodowej licencji zarządcy nieruchomości i Prezes Zarządu Egendom.

Obowiązki zarządcy nieruchomości przed deregulacją

Kształcenie kierunkowe dostarczało szerokiej wiedzy z zakresu obowiązującego prawa, gospodarki nieruchomościami, bezpieczeństwa technicznego i przeciwpożarowego czy ekonomii. Było więc gwarantem wysokiej jakości obsługi nieruchomości na wielu płaszczyznach. 

Multidyscyplinarna wiedza jest niezbędna do wykonywania obowiązków zarządcy, obejmujących nie tylko administrowanie nieruchomościami, ale również podejmowanie strategicznych decyzji — mówi Małgorzata Mazurek z Egendom.

Rzeczywiście zadania stojące przed zarządcą są bardzo różne i obejmują m.in.: analizę rynku, ustalanie wysokości zaliczek na utrzymanie nieruchomości wspólnej, efektywne wykorzystanie zasobów i rozporządzanie finansami czy stałe monitorowanie stanu technicznego budynku. Od działań zarządcy zależy więc nie tylko rentowność nieruchomości, ale również komfort, a także bezpieczeństwo jej właścicieli.

To niezwykle odpowiedzialna praca, która ma realny wpływ na życie wielu osób. Nieporozumieniem jest fakt, że obecnie wykonywać ją może osoba bez żadnego przygotowania, fachowej wiedzy czy doświadczenia —  stwierdza Małgorzata Mazurek.

Dodatkowo przed deregulacją ogólne obowiązki zarządcy regulowała ustawa zobowiązująca do “wykonywania czynności, o których mowa w art. 185 ust. 1 i ust. 1a, zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów prawa i standardami zawodowymi ze szczególną starannością właściwą dla zawodowego charakteru tych czynności oraz zasadami etyki zawodowej.” Zarządca był także „zobowiązany do kierowania się zasadą ochrony interesu osób, na których rzecz wykonuje te czynności.”

Przepisy ogólne uszczegółowione były w licznych opracowaniach, a postępowania dyscyplinarne związane z ich nieprzestrzeganiem odbywały się przed specjalną Komisją Odpowiedzialności Zawodowej.

Zmiany z 2014 roku

Zmiana wprowadzona 1 stycznia 2014 roku zniosła wymóg posiadania licencji z zakresu zarządzania nieruchomościami. Od tego czasu wszelkie prawa i obowiązki stron oraz stosunki między właścicielem nieruchomości czy wspólnotą mieszkaniową i zarządcą określa jedynie pisemna umowa.

Zniesienie obowiązku posiadania licencji zawodowej wyeliminowało także konieczność ukończenia kierunkowych studiów, czy posiadania jakiegokolwiek wykształcenia wyższego w ogóle. W praktyce zarządcą nieruchomości może więc być każdy pełnoletni obywatel, który ukończył podstawowy etap edukacji. Wystarczy jedynie posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej.

Wraz z wejściem w życie deregulacji zlikwidowano również Komisję Odpowiedzialności Zawodowej, której rolę przejęły sądy powszechne. W praktyce oznacza to znacznie mniejszą kontrolę nad działaniami zarządcy i trudniejsze dochodzenie swoich praw w przypadku uchybień z jego strony.

Konsekwencje deregulacji

Ustawa deregulacyjna ma daleko idące konsekwencje. Jej zwolennicy wskazują na zwiększenie konkurencyjności na rynku i spadek cen usług zarządzania i administrowania nieruchomościami. Jednak to tylko jedna strona medalu. Drugą jest znaczne obniżenie jakości usług związane z zatrudnianiem osób bez istotnych dla wykonywania zawodu kompetencji — twierdzi prezes zarządu Egendom, Małgorzata Mazurek.

Coraz częściej widzimy, że zarządcom brakuje podstawowej wiedzy i umiejętności. Można powiedzieć, że to rodzaj zawodowego analfabetyzmu, a jego źródłem jest brak jakiejkolwiek motywacji do kształcenia zawodowego. To już nie tylko brak licencji, ale również niechęć do szkoleń czy kursów zawodowych, które dla zarządców sprzed 2014 roku były chlebem powszednim i oczywistością. Pamiętajmy przy tym, że kompetencje zarządcy mają realny wpływ na stan nieruchomości, którą mają pod opieką czy wysokość zaliczek (a więc stan portfela właścicieli lokali), ale również — a może przede wszystkim — na bezpieczeństwo mieszkańców — dodaje Małgorzata Mazurek.

Negatywne zmiany na rynku dostrzegają nie tylko sami zarządcy, ale również właściciele nieruchomości. Ich miarą jest zwiększona liczba postępowań sądowych związanych z nadużyciami finansowymi, nieprawidłowościami administracyjnymi czy błędami budowlanymi ze strony zarządców. Wiążą się one bezpośrednio z brakiem wiedzy ekonomicznej, prawnej czy techniczno-budowlanej.

Licencja ciągle w cenie

Mimo zniesienia obowiązku posiadania licencji zawodowej zarządcy nieruchomości, wciąż jest ona w cenie. Stanowi bowiem namacalny dowód posiadania odpowiedniej wiedzy kierunkowej, podstawowych kompetencji i doświadczenia w zawodzie.

Zarządcy nieruchomości tworzą stowarzyszenia, organizacje czy federacje reprezentujące ich interesy i opracowujące standardy zawodowe. Wiele z nich prowadzi własne programy szkoleń i kursów i wystawia dokumenty potwierdzające zdobytą wiedzę, dbając o wysoki poziom kompetencji i umiejętności swoich członków.

Odpowiedzialny właściciel czy też deweloper, który szuka zarządcy do swojej nieruchomości, nigdy nie powinien sugerować się jedynie ceną. Deregulacja tego zawodu sprawiła bowiem, że na rynek weszły firmy tanie, ale jednocześnie świadczące usługi o niskim standardzie. Zarządcy powierza się przecież majątek wart kilka czy nawet kilkanaście milionów złotych. Warto więc zwrócić uwagę na to, czy posiada licencję. Stanowi ona najlepszy dowód jego kompetencji i odpowiedzialności zawodowej — podsumowuje Małgorzata Mazurek z Egendom.

Zatrudnienie firmy zarządzającej nieruchomością ma wiele zalet i bardzo pozytywny wpływ na wizerunek dewelopera. Wysoka jakość usług i koncentracja profesjonalnego zarządcy na potrzebach klientów pomaga budować zaufanie i renomę dewelopera. To również idealny sposób na oszczędność czasu i zasobów, które poświęcić można na kolejne inwestycje. W tym artykule bliżej przyjrzymy się korzyściom płynącym z wykorzystania zewnętrznej firmy zarządzającej nieruchomościami.

Wysoki standard usług

We współczesnym, zinformatyzowanym świecie można bardzo szybko zweryfikować jakość usług i opinie klientów. Z tego względu zewnętrzne firmy zarządzające muszą budować swoją markę w oparciu o zaufanie deweloperów. To zaufanie tworzy się przede wszystkim przez profesjonalizm i zapewnienie wysokiego standardu usług, co przejawia się w kilku aspektach.

Wykwalifikowana kadra

Firmy, które oferują usługi administrowania i zarządzania nieruchomościami, zatrudniają wysoko wykwalifikowanych specjalistów zapewniających najlepsze standardy obsługi klienta.

W skład zespołu zarządzającego wchodzi nie tylko doświadczony administrator, ale również księgowi, prawnicy czy specjaliści obsługi technicznej. To ich profesjonalizm, zaangażowanie i umiejętności stanowią o jakości usług, więc firmy dbają o stałe podnoszenie ich kompetencji i wysokie morale.

W tym miejscu trzeba wspomnieć, że wybierając zarządcę, warto zwrócić uwagę na to, czy posiada on licencję będącą wynikiem egzaminu zdanego przed Państwową Komisją Kwalifikacyjną w Warszawie. Kiedyś dawała ona prawo do wykonywania tego zawodu i była niezbędna do świadczenia tego rodzaju usług. Dziś już tak nie jest, ale wciąż jest to dokument pożądany, ponieważ świadczy o profesjonalizmie i gwarantuje wysoki poziom kompetencji zarządcy.

Odpowiednie narzędzia administracyjne i kontakty

Zewnętrzne firmy zarządzające nieruchomościami to nie tylko wykształcona kadra, ale również nowoczesne, wydajne i profesjonalne narzędzia, np. oprogramowanie komputerowe usprawniające obsługę budynku. Ułatwia ono czynności administracyjne i daje deweloperowi pełen wgląd w prowadzone działania i operacje finansowe. Mimo powierzenia nieruchomości firmie zewnętrznej deweloper zachowuje więc pełną kontrolę nad swoim budynkiem.

Doświadczony zarządca to również zaufani i sprawdzeni podwykonawcy, którzy dbają o budynek, jego otoczenie, a przede wszystkim o dobry wizerunek dewelopera. Firma administrująca dba o sprawną komunikację mieszkańców ze sobą nawzajem na etapie deweloperskim, a potem – po powstaniu wspólnoty mieszkaniowej – z jej zarządem, zapewniając szybkie i fachowe zaspokojenie potrzeb nabywców. Dzięki temu wykształca się poczucie bezpieczeństwa i komfortu, a więc zadowolenie mieszkańców.

Zarządzanie nieruchomością, czyli co konkretnie?

Zarządzanie to w istocie bardzo szeroki termin obejmujący wiele działań. W ich zakres wchodzą m.in. czynności związane z utrzymaniem i eksploatacją samego budynku, zlecaniem przeglądów zgodnie z wymogami prawa czy dostępem do mediów, ale również obsługa księgowa i prawna. Przyjrzyjmy się im bliżej.

Obsługa finansowo-księgowa

Obsługa finansowo-księgowa obejmuje np. sporządzanie sprawozdań, analizę i optymalizację kosztów utrzymania nieruchomości, tworzenie raportów finansowych i planów gospodarczych, a nawet określenie wysokości zaliczek potocznie zwanych czynszem i dokonywanie rozliczeń przez rachunki bankowe Wspólnoty Mieszkaniowej.

Deweloper ma oczywiście dostęp do raportów i sprawozdań finansowych, a zakres działań zarządcy ujęty jest w umowie. Nic więc nie dzieje się bez wiedzy i nadzoru klienta.

Wsparcie tworzenia i funkcjonowania Wspólnoty Mieszkaniowej

Firmy zarządzające pomagają również w organizowaniu Wspólnoty Mieszkaniowej, która powstaje z mocy prawa i wspierają jej działania. Zapewniają pomoc i doradztwo prawne m.in. w zakresie ubezpieczenia nieruchomości, przygotowania uchwał, regulaminów i innej niezbędnej dokumentacji.

Wsparcie wykształconych prawników, z którymi współpracuje zarządca, jest również nieocenioną pomocą podczas kontaktów Wspólnoty z organami zewnętrznymi.

Obsługa techniczna

Utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym to duże wyzwanie i jeden z najważniejszych obowiązków zarządcy. Firma zewnętrzna przejmie na swoje barki prowadzenie dokumentacji budynku, w tym książki obiektu budowlanego. Zapewni również sprawność instalacji i urządzeń technicznych, takich jak kotłownie, domofony czy windy przeprowadzając okresowe przeglądy i nadzorując usuwanie awarii.

Doświadczenie i długa obecność firm zarządzających na rynku pozwalają im wybierać sprawdzonych usługodawców i najkorzystniejsze oferty. To z kolei przekłada się na wymierne korzyści finansowe.

Pełna obsługa administracyjna

Wybierając dobrego administratora zewnętrznego, deweloper ma gwarancję najwyższego standardu zarządzania nieruchomością we wszystkich aspektach. Może być pewien, że finansami, księgowością, obsługą prawną czy techniczną zajmą się specjaliści.

Warto tu nadmienić, że Egendom jest jedną z niewielu firm, które podejmują współpracę z deweloperem jeszcze na etapie budowy. Dzięki doskonałej znajomości samego procesu inwestycyjnego możemy np. wyręczyć dewelopera w obliczeniu udziałów w nieruchomości wspólnej. Pomagamy również, w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, przygotować podstawowe dokumenty  umożliwiające prawidłowe funkcjonowanie Wspólnoty Mieszkaniowej, czy też zapisy umowy deweloperskiej, przeniesienia własności i gwarancji. To duża korzyść, z której deweloperzy chętnie korzystają.

Podsumowanie

Administrator nieruchomości ma na głowie bardzo wiele spraw. Musi zadbać o utrzymanie dobrego stanu budynku, instalacji i urządzeń, zarządzanie finansami, kwestiami prawnymi i funkcjonowaniem budynku, a później samej Wspólnoty Mieszkaniowej.

Przekazanie obsługi nieruchomości firmie zewnętrznej właściwie całkowicie zwalnia dewelopera z tych obowiązków. Uwalnia jego czas i zasoby, które może poświęcić na przygotowanie kolejnych inwestycji.

Małgorzata Mazurek – Prezes Zarządu Egendom Sp. z o.o.
www.egendom.pl